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Im Mahnwesen werden ausstehende Forderungen, insbesondere Geldforderungen, gegenüber Schuldnern systematisch geltend gemacht. Ist die Leistung seitens des beauftragten Unternehmens erbracht, der Kunde jedoch über das in der Rechnung benannte Zahlungsziel hinaus die Forderung schuldig, löst der offene Posten den Versand einer Zahlungserinnerung und anschließend bis zu drei Mahnungen aus, bis eine Reaktion des Kunden erfolgt. Zahlt dieser bis dato nicht oder bittet um Stundung seiner Außenstände, wird entweder die Forderung an ein Inkassounternehmen veräußert oder ein Mahnantrag beim zuständigen Amtsgericht gestellt. Diesem folgt ein Mahnbescheid seitens des Gerichtes, wodurch es zur Klage und einem Prozess oder zum Vollstreckungsbescheid mit möglicher Zwangsvollstreckung durch den Gerichtsvollzieher kommen kann. Bei Geschäften zwischen Unternehmen können Zahlungsunfähigkeit und damit verbundene Außenstände auf Antrag der Gläubiger zur Einleitung eines Konkurs- bzw. Insolvenzverfahrens führen.
Durch den frühzeitigen Verkauf der Forderungen an ein Factoring- oder Inkasso-Unternehmen können die Aufwendungen für das Mahnwesen unter Umständen erheblich reduziert werden. Zur Vereinfachung und Automatisierung der Abläufe im Mahnwesen bieten Standardsoftware-Hersteller inzwischen eine breite Palette an Programmen an.
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