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Die Lohnabrechnung ermittelt entsprechend den aktuell geltenden Gesetzen die für jeden abhängig Beschäftigten gemäß seines Arbeitsentgeltes vorzunehmenden Abzüge von seinem Bruttolohn und übernimmt die Auszahlung des Nettolohnes an den Beschäftigten sowie der vorgeschriebenen Abgaben, Steuern und Beiträge an die unterschiedlichen Institutionen. In kleinen und teilweise auch mittelständischen Unternehmen wird die Lohnabrechnung häufig durch Steuerberater oder Buchhaltungsbüros übernommen, in größeren Unternehmen liegt die Verantwortung für die Lohnangelegenheiten in der Regel bei der (Lohn-) Buchhaltung. Die Auslagerung der Lohnabrechnung ist aufgrund der steuerlichen und abrechnungstechnischen Aspekte insbesondere zu Beginn der Geschäftstätigkeit nach Existenzgründung sinnvoll, solange notwendige Ressourcen für die interne Verwaltung fehlen.
Der Lohn der Arbeitnehmer bestimmt sich meist aus dem Tariflohn, der im Rahmen von Verhandlungen zwischen Gewerkschaften und Arbeitgeberverbänden für einzelne Branchen festgelegt wird. Viele Unternehmen leisten darüber hinaus gehende Zusatzleistungen. Insbesondere Angestellte in höheren Positionen handeln ihr Gehalt meist direkt mit dem Arbeitsgeber aus und unterliegen damit nicht dem geltenden Tarifvertrag (sog. „AT-Angestellte“).
Für die Lohnabrechnung stehen zahlreiche Hilfsmittel zur Verfügung, um die Höhe der Abzüge vom Bruttolohn zu errechnen. Den größten Teil macht dabei die Lohnsteuer aus, welche vom Arbeitgeber für den Arbeitnehmer ebenso wie eine eventuelle Kirchensteuer direkt an das Finanzamt abgeführt wird. Die Sozialversicherungsbeiträge, welche jeweils hälftig von Arbeitgeber und Arbeitnehmer getragen werden, und die Beiträge zur gesetzlichen Krankenkasse fließen ebenfalls direkt vom Arbeitgeber zu den Empfängern.
In der Regel ist die Lohnabrechnung auch zuständig für die Erfassung von Urlaubs- und Fehlzeiten und die Verwaltung der Zeiterfassung zur Kontrolle der Anwesenheit gemäß den betrieblichen Vorgaben.
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